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Sortieren und filtern in Excel: So funktioniert es

Sortieren ändert die Reihenfolge der ganzen Tabelle, Filtern blendet Zeilen vorübergehend aus. Klick in deine Tabelle und verwende die Schaltflächen auf der Registerkarte Daten.

Hier mit dem Üben beginnenIn der Lektion Daten sortieren, kostenlos

Was ist der Unterschied zwischen Sortieren und Filtern?

Sortieren bringt die Zeilen einer Tabelle in eine andere Reihenfolge, etwa vom höchsten zum niedrigsten Umsatz oder alphabetisch nach Namen. Die ganze Zeile geht mit, sodass alles zusammenbleibt.

Filtern blendet die Zeilen, die du nicht sehen willst, vorübergehend aus, ohne etwas zu löschen oder zu verschieben. Das siehst du an den Zeilennummern, die springen. Entfernst du den Filter, ist alles wieder da.

Wann sortierst oder filterst du?

  • Du willst die Kunden mit dem höchsten Umsatz oben: Sortiere nach der Umsatzspalte, vom größten zum kleinsten Wert.
  • Du willst eine Liste alphabetisch nach Namen: Sortiere von A bis Z.
  • Du willst nur die Zeilen einer Region sehen: Filtere nach dieser Region.
  • Du willst eine Summe dessen, was nach einem Filter sichtbar bleibt: Verwende =TEILERGEBNIS(9;C2:C100) statt SUMME.

Sortieren und filtern, Schritt für Schritt

So gehst du vor:

  1. Klick auf eine einzige Zelle deiner Tabelle. Markiere keine einzelne Spalte: Sonst sortiert Excel nur diese Spalte, und jeder Name landet neben dem falschen Betrag.
  2. Wähle auf der Registerkarte Daten Von A bis Z sortieren oder Von Z bis A sortieren, während du in der Spalte stehst, nach der du sortierst. Excel sortiert die ganze Tabelle.
  3. Willst du nach mehreren Spalten sortieren, wähle Daten > Sortieren und füg eine Ebene hinzu, etwa zuerst nach Region und dann nach Umsatz.
  4. Zum Filtern wählst du Daten > Filtern oder drückst Strg + Umschalt + L, auf dem Mac Cmd + Umschalt + F. Oben in jeder Spalte erscheint ein Pfeil.
  5. Klick auf den Pfeil einer Spalte und setz ein Häkchen bei dem, was du sehen willst. Die anderen Zeilen verschwinden vorübergehend.

Der Fehler, den man nicht sieht

Markierst du nur eine Spalte und wählst „Mit bestehender Markierung fortfahren“, sortiert Excel nur diese Spalte. Jeder Name steht dann neben dem falschen Betrag, ohne jede Fehlermeldung. Wähle immer „Markierung erweitern“, oder klick einfach in eine einzige Zelle.

Nach mehreren Spalten sortieren

Unter Daten > Sortieren fügst du Ebenen hinzu, zum Beispiel zuerst nach Region und dann nach Umsatz. Die zweite Ebene zählt nur, wenn die Werte der ersten gleich sind.

Filtern

Strg + Umschalt + L schaltet die Filterschaltflächen ein. Gefilterte Zeilen sind nur ausgeblendet: Das siehst du an den Zeilennummern, die springen. Filtere Zahlen mit einem Zahlenfilter, damit es auch stimmt, wenn Zeilen dazukommen.

Wo es oft schiefgeht

  • Eine leere Zeile in deiner Tabelle teilt sie in zwei: Excel sortiert dann nur einen Teil.
  • SUMME zählt ausgeblendete Zeilen mit. Verwende TEILERGEBNIS für das, was sichtbar ist.
Willst du es selbst probieren?
Übe das in der Lektion Daten sortieren. Sie ist kostenlos.

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Häufige Fragen

Warum stehen meine Zahlen in der falschen Reihenfolge?

Dann sind sie als Text gespeichert, und Excel sortiert 10 vor 9. Wandle sie mit WERT um.

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