Excel-Funktionen

Eine Formel erstellen

Eine Formel beginnt immer mit =. Danach folgt eine Berechnung mit Zellen, etwa =B2*C2, oder eine Funktion, etwa =SUMME(B2:B6). Ändert sich eine Zahl, rechnet Excel sofort neu.

Formeln ausfüllen und kopieren

Zieh das Ausfüllkästchen, das kleine Quadrat unten rechts an der Zelle, nach unten, und Excel passt die Formel für jede Zeile an: =B2*C2 wird zu =B3*C3. Ein Doppelklick darauf geht noch schneller.

Rechenreihenfolge

Excel rechnet zuerst aus, was in Klammern steht, dann Potenzen, dann Mal und Geteilt, und erst danach Plus und Minus. Mit Klammern bestimmst du die Reihenfolge selbst.

Absolute Bezüge ($)

Ein $ fixiert einen Teil eines Bezugs, damit er sich beim Kopieren einer Formel nicht verschiebt. $A$1 bleibt immer A1. F4 wechselt zwischen den Formen.

Mit Prozenten rechnen

Für Excel ist 20 % nichts anderes als 0,2. Ein Prozentsatz eines Betrags ist =Betrag*20%, und der Betrag plus 20 % ist =Betrag*(1+20%).

Mit mehreren Arbeitsblättern arbeiten

Eine Zelle auf einem anderen Blatt verwendest du mit dem Blattnamen, einem Ausrufezeichen und der Zelle: =Preise!B2. Mit =SUMME(Jan:Mrz!B2) addierst du dieselbe Zelle über mehrere Blätter.

Zahlen formatieren

Ein Zahlenformat ändert, wie eine Zahl aussieht (als Betrag, Prozent oder Datum), ohne die Zahl selbst zu ändern. Du wählst es auf der Registerkarte Start oder mit Strg + 1.

SUMME

Auf Englisch: SUM

SUMME addiert alles, was du markierst, zum Beispiel =SUMME(C2:C6). Text und leere Zellen werden einfach übersprungen.

Subtrahieren, multiplizieren, dividieren

Zum Subtrahieren, Multiplizieren und Dividieren brauchst du in Excel keine Funktion, sondern ein Rechenzeichen: =A2-B2, =A2*B2 und =A2/B2. Nur fürs Addieren gibt es SUMME.

MITTELWERT

Auf Englisch: AVERAGE

MITTELWERT ergibt den Durchschnitt dessen, was du markierst. Eine leere Zelle zählt nicht mit, eine 0 schon.

MIN und MAX

MIN ergibt den kleinsten und MAX den größten Wert einer Reihe von Zahlen.

ABS, POTENZ und WURZEL

Auf Englisch: ABS, POWER, SQRT

ABS gibt eine Zahl ohne Minuszeichen zurück, POTENZ erhebt eine Zahl zur Potenz und WURZEL liefert die Quadratwurzel.

ANZAHL und ANZAHL2

Auf Englisch: COUNT, COUNTA

ANZAHL zählt die Zellen, die eine Zahl enthalten. ANZAHL2 zählt alle Zellen, die nicht leer sind, auch Text.

ZÄHLENWENN

Auf Englisch: COUNTIF

ZÄHLENWENN sagt dir, wie viele Zellen dem entsprechen, was du suchst, zum Beispiel =ZÄHLENWENN(A2:A6;"Berlin").

ZÄHLENWENNS

Auf Englisch: COUNTIFS

ZÄHLENWENNS zählt die Zeilen, die mehrere Bedingungen gleichzeitig erfüllen. Für jede Bedingung gibst du einen Bereich und einen Wert an.

SUMMEWENN

Auf Englisch: SUMIF

SUMMEWENN addiert nur die Zeilen, die du willst: zuerst, wo du suchst, dann, was du suchst, dann, was du addierst.

SUMMEWENNS

Auf Englisch: SUMIFS

SUMMEWENNS addiert mit mehreren Bedingungen. Der Summenbereich kommt zuerst, gefolgt von den Paaren aus Bereich und Kriterium.

MITTELWERTWENN

Auf Englisch: AVERAGEIF

MITTELWERTWENN berechnet den Mittelwert nur der Zeilen, die eine Bedingung erfüllen, etwa den durchschnittlichen Umsatz in Berlin.

MAXWENNS und MINWENNS

Auf Englisch: MAXIFS

MAXWENNS liefert die größte Zahl nur aus den Zeilen, die deine Bedingungen erfüllen, etwa den höchsten Umsatz in Berlin. MINWENNS liefert die kleinste.

Platzhalter

Mit * suchst du null, ein oder mehrere Zeichen, mit ? genau eins. "PC*" findet alles, was mit PC beginnt.

WAHR und FALSCH

Ein Vergleich wie =B2>100 ergibt WAHR oder FALSCH. Dieses Ergebnis verwendest du in WENN, in ZÄHLENWENN und beim Filtern.

WENN

Auf Englisch: IF

Mit WENN wählt Excel: Trifft der Test zu, bekommst du ein Ergebnis, sonst das andere. Zum Beispiel =WENN(C2>500;"Hoch";"Niedrig").

WENNS

Auf Englisch: IFS

WENNS prüft eine Reihe von Bedingungen nacheinander und ergibt das Ergebnis der ersten, die zutrifft. So vermeidest du verschachtelte WENN.

UND und ODER

Auf Englisch: AND, OR, NOT

UND ergibt WAHR, wenn alle Bedingungen erfüllt sind. ODER ergibt WAHR, wenn mindestens eine erfüllt ist. Meist verwendest du sie in WENN.

WENNFEHLER

Auf Englisch: IFERROR

WENNFEHLER zeigt einen Wert deiner Wahl, wenn eine Formel einen Fehler ergibt, und sonst einfach das Ergebnis.

ISTZAHL und ISTLEER

Auf Englisch: ISNUMBER, ISBLANK

ISTZAHL ergibt WAHR, wenn eine Zelle eine Zahl enthält, ISTLEER, wenn sie leer ist. Du verwendest sie meist in WENN, um vor dem Rechnen zu prüfen.

SVERWEIS

Auf Englisch: VLOOKUP

Mit SVERWEIS sucht Excel in einer Tabelle: Es findet deinen Code links und liest den Preis oder den Namen daneben. Schließ mit FALSCH für eine genaue Übereinstimmung.

WVERWEIS

Auf Englisch: HLOOKUP

WVERWEIS sucht einen Wert in der obersten Zeile einer Tabelle und gibt zurück, was in derselben Spalte darunter steht. Praktisch, wenn deine Daten nebeneinander stehen, etwa Monate.

XVERWEIS

Auf Englisch: XLOOKUP

Mit XVERWEIS gibst du an, wo Excel suchen soll und wo die Antwort steht. Es funktioniert in beide Richtungen und sucht standardmäßig eine genaue Übereinstimmung. Du brauchst Excel 2021 oder 365.

INDEX und VERGLEICH

Auf Englisch: INDEX, MATCH

VERGLEICH gibt dir die Position eines Werts, und INDEX holt, was an dieser Position steht. Zusammen suchen sie in alle Richtungen, in jeder Excel-Version.

XVERGLEICH

Auf Englisch: XMATCH

XVERGLEICH liefert die Stelle eines Werts in einer Liste, wie VERGLEICH, sucht aber standardmäßig genau und kann auch unten anfangen. Funktioniert in Excel 2021 und 365.

LINKS, RECHTS und TEIL

Auf Englisch: LEFT, RIGHT, MID

LINKS und RECHTS holen Zeichen vom Anfang oder vom Ende eines Textes. TEIL holt ein Stück aus der Mitte.

GLÄTTEN

Auf Englisch: TRIM

GLÄTTEN entfernt die Leerzeichen am Anfang und am Ende und macht doppelte Leerzeichen in der Mitte einfach.

LÄNGE

Auf Englisch: LEN

LÄNGE zählt, wie viele Zeichen in einer Zelle stehen, Leerzeichen und Satzzeichen eingeschlossen.

GROSS, KLEIN und GROSS2

Auf Englisch: UPPER, LOWER, PROPER

GROSS schreibt einen Text in Großbuchstaben, KLEIN in Kleinbuchstaben, und GROSS2 gibt jedem Wort einen großen Anfangsbuchstaben.

SUCHEN und FINDEN

Auf Englisch: SEARCH, FIND

Beide Funktionen ergeben die Position eines Textes in einem anderen Text. SUCHEN ignoriert Groß- und Kleinschreibung und kennt Platzhalter, FINDEN nicht.

Text verbinden

Auf Englisch: CONCAT, TEXTJOIN

Verbinde Zellen mit dem Zeichen &, zum Beispiel =A2&" "&B2. Für lange Listen verwendest du TEXTVERKETTEN.

WECHSELN

Auf Englisch: SUBSTITUTE, REPLACE

WECHSELN ersetzt ein Stück Text durch ein anderes, überall, wo es vorkommt.

TEXTVOR und TEXTNACH

Auf Englisch: TEXTBEFORE, TEXTAFTER

TEXTVOR ergibt alles vor einem Trennzeichen und TEXTNACH alles danach. Verfügbar in Excel 365.

TEXTTEILEN

Auf Englisch: TEXTSPLIT

TEXTTEILEN verteilt Text auf Spalten oder Zeilen, überall dort, wo ein Trennzeichen steht. Eine einzige Formel, und die Teile laufen von selbst über. Verfügbar in Excel 365 und 2024.

TEXT

Mit TEXT bestimmst du, wie eine Zahl oder ein Datum in einem Text aussieht, zum Beispiel =TEXT(A1;"TT.MM.JJJJ").

WERT

Auf Englisch: VALUE

WERT macht aus einer Zahl, die als Text in einer Zelle steht, wieder eine echte Zahl, damit du damit rechnen kannst.

RUNDEN

Auf Englisch: ROUND

Mit RUNDEN bestimmst du, wie viele Dezimalstellen übrig bleiben. Das Format ändert nur die Anzeige, RUNDEN ändert den Wert selbst.

OBERGRENZE und UNTERGRENZE

Auf Englisch: CEILING, FLOOR

OBERGRENZE rundet auf ein Vielfaches auf, etwa eine Viertelstunde oder einen Karton mit 6 Stück. UNTERGRENZE rundet ab.

REST und GANZZAHL

Auf Englisch: MOD, INT

GANZZAHL rundet eine Zahl auf eine ganze Zahl ab, und REST gibt zurück, was nach einer Division übrig bleibt. Zusammen ergeben sie eine Division mit Rest.

KGRÖSSTE und KKLEINSTE

Auf Englisch: LARGE, SMALL

KGRÖSSTE ergibt den zweit-, dritt- oder n-größten Wert. KKLEINSTE macht dasselbe von unten. Ideal für eine Top 3.

MEDIAN und MODALWERT

Auf Englisch: MEDIAN, MODE

MEDIAN ergibt den mittleren Wert und MODALWERT den Wert, der am häufigsten vorkommt. Beide reagieren weniger auf Ausreißer als der Mittelwert.

SEQUENZ und ZUFALLSBEREICH

Auf Englisch: SEQUENCE, RANDBETWEEN

SEQUENZ erstellt auf einen Schlag eine Folge von Zahlen, etwa 1 bis 10. ZUFALLSBEREICH gibt eine zufällige ganze Zahl zwischen zwei Grenzen zurück.

RMZ, BW und ZW

Auf Englisch: PMT, PV, FV

RMZ liefert die Rate eines Kredits, BW, wie viel du mit einer festen Monatsrate leihen kannst, und ZW, was dein Erspartes nach einiger Zeit wert ist.

DATUM

Auf Englisch: DATE

DATUM baut ein echtes Datum aus einem Jahr, einem Monat und einem Tag. Die Reihenfolge ist immer Jahr, Monat, Tag.

JAHR, MONAT und TAG

Auf Englisch: YEAR, MONTH, DAY

JAHR, MONAT und TAG holen das Jahr, den Monat oder den Tag aus einem Datum. Mit WOCHENTAG und ISOKALENDERWOCHE findest du den Wochentag und die Kalenderwoche.

HEUTE

Auf Englisch: TODAY

HEUTE ergibt das heutige Datum und aktualisiert sich von selbst. Die Klammern bleiben leer.

DATEDIF

DATEDIF berechnet den Abstand zwischen zwei Datumswerten in Jahren, Monaten oder Tagen, zum Beispiel =DATEDIF(A2;B2;"Y") für ein Alter.

NETTOARBEITSTAGE

Auf Englisch: NETWORKDAYS, WORKDAY

NETTOARBEITSTAGE zählt die Arbeitstage zwischen zwei Datumswerten. Wochenenden zählen nicht, und Feiertage fügst du selbst hinzu.

Mit Zeiten rechnen

Für Excel ist eine Uhrzeit ein Teil eines Tages: 12:00 ist 0,5. So rechnest du aus, wie lange jemand gearbeitet hat, mit =C2-B2, und mit *24 machst du Stunden daraus, etwa für den Lohn.

ZEIT, STUNDE und MINUTE

Auf Englisch: TIME, HOUR, MINUTE

ZEIT erstellt eine Uhrzeit aus Stunde, Minuten und Sekunden. STUNDE und MINUTE holen diese Teile wieder heraus, etwa die Stunde 17 aus 17:45.

Sortieren und filtern

Sortieren ändert die Reihenfolge der ganzen Tabelle, Filtern blendet Zeilen vorübergehend aus. Klick in deine Tabelle und verwende die Schaltflächen auf der Registerkarte Daten.

TEILERGEBNIS

Auf Englisch: SUBTOTAL

TEILERGEBNIS rechnet nach einem Filter nur mit den sichtbaren Zeilen. Die Nummer 9 addiert, 1 ergibt den Mittelwert und 3 zählt die gefüllten Zellen.

Ein Diagramm erstellen

Markiere deine Beschriftungen und deine Zahlen mit ihren Überschriften und wähle dann Einfügen > Diagramme. Eine Linie zeigt einen Trend, Säulen vergleichen, ein Kreis zeigt die Anteile an einem Ganzen.

Eine PivotTable erstellen

Eine PivotTable macht aus einer langen Liste eine Übersicht pro Gruppe. Klick in deine Daten, wähle Einfügen > PivotTable und zieh die Felder unter Zeilen und Werte.

Mit Tabellen arbeiten

Mach aus deiner Liste mit Strg + T eine Excel-Tabelle. Sie wächst mit neuen Zeilen mit, bekommt Filterschaltflächen und eine Ergebniszeile, und deine Formeln verwenden Spaltennamen: =SUMME(Verkauf[Gesamt]).

Bedingte Formatierung

Mit der bedingten Formatierung färbt Excel eine Zelle von selbst, wenn sie eine Regel erfüllt, etwa rot unter 0. Ändert sich der Wert, ändert sich die Farbe mit. Du findest sie auf der Registerkarte Start.

Benannte Bereiche

Gib einer Zelle oder einem Bereich einen Namen, etwa Satz oder Punkte, und verwende ihn in deinen Formeln: =SUMME(Punkte) statt =SUMME(C2:C6). Das liest sich leichter, und ein Name verschiebt sich nie.

Dropdownliste erstellen

Mit einer Dropdownliste wählst du den Wert einer Zelle aus einer Liste, statt ihn zu tippen. So vermeidest du Tippfehler. Du erstellst sie unter Daten > Datenüberprüfung > Liste.

Zeilen und Spalten fixieren

Mit Fenster fixieren bleibt deine Überschriftenzeile oder erste Spalte stehen, während du scrollst. Du findest es auf der Registerkarte Ansicht.

Inhalte einfügen

Mit Inhalte einfügen fügst du nur ein, was du brauchst: die Werte ohne Formeln, nur die Formatierung oder Zeilen und Spalten vertauscht. Drück nach dem Kopieren Strg + Alt + V.

Ein Arbeitsblatt drucken

Schau zuerst in die Seitenvorschau unter Datei > Drucken oder mit Strg + P. Auf der Registerkarte Seitenlayout wählst du Querformat, einen Druckbereich und eine Überschriftenzeile für jede Seite.

Text in Spalten

Mit Daten > Text in Spalten verteilst du eine Spalte auf mehrere Spalten, bei jedem Leerzeichen, Komma oder Semikolon. Praktisch für Namen oder einen eingefügten Export.

Blitzvorschau

Die Blitzvorschau füllt eine Spalte nach dem Beispiel aus, das du selbst tippst, etwa den Vornamen aus einem vollständigen Namen. Du findest sie unter Daten oder drückst Strg + E.

Duplikate entfernen

Mit Daten > Duplikate entfernen löschst du Zeilen, die mehr als einmal in deiner Liste stehen. Du wählst selbst, welche Spalten Excel vergleicht.

Suchen und Ersetzen

Mit Start > Suchen und Auswählen > Ersetzen oder Strg + H änderst du ein Wort oder Zeichen in allen Zellen auf einmal. Suchen ohne Ersetzen geht mit Strg + F.

EINDEUTIG

Auf Englisch: UNIQUE

EINDEUTIG ergibt eine Liste ohne Duplikate. Du tippst die Formel in eine einzige Zelle, und das Ergebnis läuft von selbst über. Verfügbar in Excel 2021 und 365.

SORTIEREN

Auf Englisch: SORT

SORTIEREN ergibt eine sortierte Kopie deiner Daten, die sich aktualisiert, wenn sich die Quelle ändert. Verfügbar in Excel 2021 und 365.

FILTER

FILTER holt alle Zeilen, die du sehen willst, während SVERWEIS beim ersten Treffer aufhört. Du brauchst Excel 2021 oder 365.

SUMMENPRODUKT

Auf Englisch: SUMPRODUCT

SUMMENPRODUKT multipliziert Spalten Zeile für Zeile und addiert die Ergebnisse. Praktisch für eine Summe ohne Hilfsspalte und für einen gewichteten Mittelwert.

SPALTENWAHL

Auf Englisch: CHOOSECOLS

SPALTENWAHL zeigt nur die Spalten einer Tabelle, die du auswählst, in der Reihenfolge, die du willst. Das Ergebnis läuft über und aktualisiert sich selbst. Verfügbar in Excel 365 und 2024.

LET

Mit LET gibst du einem Zwischenergebnis in deiner Formel einen Namen. Excel rechnet es nur einmal aus, und eine lange Formel wird leichter lesbar. Funktioniert in Excel 2021 und 365.

#WERT!

#WERT! bedeutet, dass eine Formel die falsche Art von Daten bekommt, meist Text, wo Excel eine Zahl erwartet.

#NV

#NV bedeutet „nicht verfügbar“: Eine Suchfunktion wie SVERWEIS findet den Wert nicht.

#DIV/0!

#DIV/0! bedeutet, dass du durch null oder durch eine leere Zelle teilst.

#NAME?

#NAME? bedeutet, dass Excel etwas in deiner Formel nicht kennt: meist eine falsch geschriebene Funktion oder Text ohne Anführungszeichen.

#BEZUG!

#BEZUG! bedeutet, dass eine Formel auf eine Zelle verweist, die es nicht mehr gibt, meistens weil du eine Zeile, eine Spalte oder ein Arbeitsblatt gelöscht hast.

#ÜBERLAUF!

#ÜBERLAUF! bedeutet, dass eine Formel mehr Zellen füllen will, als frei sind. Du siehst den Fehler bei EINDEUTIG, SORTIEREN und FILTER.

#ZAHL!

#ZAHL! bedeutet, dass eine Berechnung keine gültige Zahl ergibt, etwa die Wurzel aus einer negativen Zahl oder ein Ergebnis, das zu groß ist.

#KALK!

#KALK! bedeutet, dass eine neuere Funktion wie FILTER ein leeres Ergebnis liefert: Keine einzige Zeile erfüllt deine Bedingung.

#####

##### ist kein echter Fehler: Die Spalte ist zu schmal, um die Zahl oder das Datum zu zeigen. Mach die Spalte breiter, mit einem Doppelklick auf den Rand rechts vom Spaltenbuchstaben.

Zirkelbezug beheben

Ein Zirkelbezug ist eine Formel, die auf ihre eigene Zelle verweist, etwa =SUMME(B2:B6) in B6. Excel warnt dich und kann das Ergebnis nicht berechnen. Nimm die Zelle selbst aus der Formel.